Als Medewerker Secretariaat ligt je focus op het ondersteunen bij de wekelijkse portefeuillehouders-overleggen van bestuurders. Tijdens dit overleg bespreekt de bestuurder onderwerpen uit zijn portefeuille met de betrokken vak-ambtenaren. Jij ondersteunt bij het opstellen van de agenda en de voorbereiding van dit overleg. Tijdens het overleg zelf maak jij de notulen. Tot slot bewaak je de afspraken die in het overleg zijn gemaakt. Ook ondersteun je de directieleden door het agendabeheer voor je rekening te nemen.

Daarnaast kun je aanvullend gevraagd worden om de organisatie en onze medewerkers te ondersteunen bij o.a. programma-overleggen, complexe en groepoverstijgende thema’s, soms ook in regionaal verband. De ondersteuning die je biedt is afhankelijk van de opgave en dient aan te sluiten bij de behoefte van de deelnemers. Zij mogen rekenen op jouw professionaliteit, of dat nu gaat over het plannen, voorbereiden en notuleren van een groot overleg, het aanleggen van een digitaal archiefdossier of het voorbereiden van een communicatieboodschap. Jouw ondersteunende werkzaamheden zorgen ervoor dat de dossierverantwoordelijken zich ontzorgd voelen. Je verzorgt administratieve - organisatorische werkzaamheden voor ze, beheert en bewaakt agenda’s en bent verantwoordelijk voor het plannen en voorbereiden van vergaderingen wanneer het nodig is.

Je bent een taakvolwassen Secretaresse. Klant- en servicegericht werken is je tweede natuur. Daarbij wacht je niet af totdat de vraag gesteld wordt, maar ben je de vraag vaak al voor. Ook al ken je de inhoud niet altijd, je doorziet processen en procedures supersnel. Je werkt zeer nauwkeurig in het vastleggen van gegevens. Je werkt graag samen met anderen en anderen werken graag samen met jou. Je bent flexibel en bereid om collega’s te vervangen wanneer dit nodig is. Jou maken ze niet gek, want je bent een kei in het stellen van prioriteiten en het plannen van je werk. Problemen zie je als een uitdaging en je houdt ervan om deze op te lossen. Het digitale werken kent voor jou weinig geheimen, want je kunt met verschillende systemen en officeprogramma’s probleemloos uit de voeten. Je hebt een echte hands-on mentaliteit. Communicatief ben je sterk, notuleren vind je leuk en anderen zeggen dat je er goed in bent. Je bent in staat om integer met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Je beschikt over een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld een secretariële opleiding. Wanneer je al ervaring hebt als bestuurs- of directiesecretaresse in een politiek georiënteerde organisatie, gaat dat je zeker helpen in deze functie. 

Wij zijn geen gemeente, wij zijn Roosendaal. Benieuwd wat we daarmee bedoelen? Dat leggen we je graag uit in deze video. 

Wij hanteren een autonomere werkwijze. Dat houdt in dat we in kleine groepen werken van acht tot twaalf medewerkers zonder teamleiders. Wij geloven in de kracht van onze medewerkers. Samen ben je verantwoordelijk voor het groepsresultaat en verdeel je werkzaamheden. Zo zijn we wendbaar, ontstaat er ruimte voor mooie initiatieven en is het werkplezier hoog dankzij de vrijheid in je werkzaamheden. Resultaatgericht, samen en de ander centraal zijn hierbij onze drie kernwaarden. 

Roosendaal heeft grote ambities. Zo worden we wat ons betreft een 100.000+ gemeente en laten we onze voorzieningen nu al aansluiten op die ambitie. Roosendaal is de stad van de menselijke maat met talloze kleurrijke verenigingen, inwoners en ondernemers. Groot genoeg voor interessante vraagstukken. Klein genoeg voor korte lijnen met belangrijke stakeholders. Met een ideale ligging: vanuit Rotterdam, Breda of Antwerpen ben je in ruim 30 minuten in Roosendaal.

Wij bieden een uitdagende en veelzijdige functie met veel zelfstandigheid. Daar hoort een passend salaris bij dat recht doet aan jouw kwaliteiten. De gemeente Roosendaal kiest bewust voor medewerkers die regie nemen over hun eigen ontwikkeling. Uiteraard faciliteren we je daarbij door middel van een persoonlijk ontwikkelbudget. Onze flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden zorgen voor een goede balans tussen werk en privé. Uiteraard ontvang je een thuiswerkvergoeding en op de dagen dat je naar het HUIS van Roosendaal komt een woon-werkverkeer vergoeding. Je krijgt van ons een mobiele telefoon en een laptop. Verder ontvang je elke maand een individueel keuzebudget (17,05% van je maandsalaris) dat je kunt laten uitbetalen of bijvoorbeeld kunt inzetten voor extra vrije dagen. De functie is gewaardeerd in functieschaal 7. Dit betekent een maximaal brutosalaris van € 3.612,- per maand bij een 36-urige werkweek.

Voor meer informatie over de functie, de gemeentelijke organisatie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Ramon Boers. Ramon is HR Adviseur en bereikbaar op 06-25778069. Neem vooral ook eens een kijkje op onze website via www.roosendaal.nl/werken-voor-roosendaal.
Heb je interesse? Reageer dan uiterlijk vóór 20 november a.s. door een motivatiebrief met cv in te sturen via de optie “solliciteer”. Acquisitie stellen wij niet op prijs.